第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)和《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》（教学［2003］624号）文件要求，以及《河南省中等职业学校学生学籍管理办法（试行）》（教职成〔2017〕543号）相关精神，结合学院实际情况，特制定本规定。结合学院实际情况，特制定本规定。

第二条 学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

第三条 本办法适用于在学院接受普通高等学历教育的高职学生以及接受普通中等学历教育的中职学生。

第四条 学院学生档案管理施行学院、系部二级管理体制。

第五条 学院设立学生档案管理办公室（以下简称办公室），办公室设在学生处，由学生处具体负责系部转递档案材料地接收、建档、归档、毕业档案转递（含转递证明材料保管）、档案借阅管理，以及对各系部学生档案管理的业务指导等；学生处须指定专人负责学院学生档案管理。

第六条 各学生管理系部负责人为系部学生档案管理第一责任人。各系部要指定专人负责各系新生入校档案接收、查验登记、新生入学资格档案复查、档案转递、档案材料收集及毕业学生档案归档等，接受学院学生档案管理办公室的业务指导。

第七条 二级学生档案管理人员均应认真履行岗位职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 学生档案归档范围

第八条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，并不断充实完善。学生在校学习期间归档的材料包括以下内容：

1.入学材料

（1）高职学生档案材料：高考报名登记表、体检表、志愿表、入学前学习材料、奖惩材料等；

（2）中职学生档案材料：河南推拿职业学院报考登记表，户口簿（户主页和本人页）、身份证、初中毕业证、录取通知书等材料的复印件。

2.鉴定材料

《学年鉴定表》、《实习鉴定册》和《军训鉴定表》；

3.毕业材料

《普通高等学校毕业生登记表》、《普通中等学校毕业生登记表》；学生在校成绩表（中职学生还需包括公共基础课程成绩）、毕业生就业通知单（副联）。

4.体检材料

入学体检表和毕业体检表。

5.在校期间学生的奖惩材料

（1）获得校级（含市级）及其以上表彰的评审证明材料或荣誉证书复印件，包括三好学生、优秀学生干部、优秀共青团干部、优秀共青团员、优秀毕业生以及奖学金等；

（2）在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料（中职学生的处分解除后，原处分决定和有关材料从学生档案中移出）。

6.学籍异动材料

休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍异动相关的审批或证明材料。

7.资助材料

中职学生享受国家助学金和学费减免的证明材料。

8.组织发展材料

加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料。

9.其他有保存价值的材料

以上1至4类为必需材料，5至9类为事发材料。事发材料由各系档案管理员统一汇总整理，原则上每年5月、12月向学院学生档案管理办公室移交并登记和装档。

第三章 收集、建立、查阅档案方法

第九条 高职学生档案材料由各系在新生入学时收集、查验登记、整理，具体遵照以下规定：

1.新生报到时，各系要指定专人在各系以及学院学生档案管理员业务指导下负责接收新生入学档案，并认真做好登记；邮寄至学院的新生档案由各系档案管理员统一到办公室领取，学生本人不得领取。

2.各系指定人员在接收档案时须检查档案密封条是否完整，对于封条有严重破损或私自拆封、涂改档案的统一视为无效档案，须要求学生到其领取档案的单位重新加封后方可接收。

3.新生报到时，班主任（辅导员）在各系新生入学资格审查工作领导小组领导下和各系档案管理人员指导下负责新生档案初次资格审查工作（存疑学生重点审查），须做好档案材料内容登记，并注意保存，不得遗失。

4.入学档案中必须具备的材料由各系按照第八条第一款之规定收集整理，应按学号顺序排列，分类管理，专柜存放。

5.未及时提交档案的新生，班主任（辅导员）要及时通知学生向生源地招生部门或毕业学校索取，并造册登记，务必要由学生本人签字确认。

第十条 中职学生档案材料由中职部在新生入学时收集、查验登记、整理，材料收集按照第八条第一款要求执行。学生入学未提供相关材料的限期学生30天内提供，学生本人须签字确认。

第十一条 新生入学三个月内，各系要根据新生入学资格复查工作安排对新生档案仔细审查并认真登记，学生档案中缺失材料要重点登记，要求学生签字确认，并限期30天内让学生提交。审查及登记结束后，各系要在规定时间内将新生档案统一移交至学院学生档案管理办公室,移交执行以下流程：

1.各系归整新生档案时，需用铅笔在档案袋的右下角标注班级及学号，并有序排列（按学号由小到大排序）。

2.各系档案移交须由各系档案管理员统一办理，学生档案管理办公室不接收学生个人所送档案；

3.新生档案移交须由二级档案管理员现场查验并办理交接手续；

4.交接后部分学生有提交材料的，需由相关系部档案管理员转递至档案管理办公室并签字登记。

第十一条   新生资格复查完毕后，根据复查结果由学院学生档案管理人员对新生档案进行初步整理、归档，待新生正式取得学籍后，再统一立卷归档管理。

第十二条   因考察任用学生干部、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，经学院学生档案管理办公室按程序审批后，可提供部分或全部档案材料。

第十三条   学生档案一般应由学生所在系党组织和行政办公室同志查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门也可查阅。

第十四条   学院以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经学生档案管理主管领导同意后方可查阅。

第十五条   查阅学生档案时，应严格办理材料清点手续，查阅人员对档案材料不得擅自处理，未经批准不得复制，如有丢失由查阅人负责。档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第十六条   无论何种原因查阅学生档案，均需档案管理人员在场，档案原则上只能在学生档案管理办公室查阅。如因工作需要必须借出使用时，应书面陈明理由，经档案管理主管院领导批准以及学生档案管理工作人员将借出材料拍照留存后可办理借出手续。办理借出手续时应注明归还日期，并承诺不在档案上划圈、涂抹、批注、删改；档案归还时，学院学生管理人员要逐一检查并核对档案材料。

第四章 学生档案归档要求

第十七条   归档材料须是办理完毕的正式材料。归档材料须完整、真实，文字清晰，对象明确，由材料形成部门工作人员署名，并注明形成材料的时间。

第十八条   归档材料中，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字（盲残学生可由他人代写，本人按手印）。

第十九条   学生在校期间所形成的档案材料统一由各系部整理、保管，在规定时间内由学院学生档案管理人员安排协调各系部档案管理人员统一归档并在档案袋注明并签字确认，学生处分材料、学籍异动材料由学院学生档案管理人员归档。

第二十条   学生档案材料的载体一般应使用A4或16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第五章 学生档案的转递及查询

第二十一条   学生转学、退学、出国或死亡等学籍异动发生后，学院学籍管理人员应及时告知学院学生档案管理人员，学院学生档案管理人员及时办理档案转递手续。

第二十二条   学生毕业离校时，所有需要归档的材料要及时立卷；毕业生档案的转递工作由学院学生档案管理人员专门办理。档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带，严禁代领。

第二十三条   学院学生档案管理办公室按照毕业生就业通知单地址转递毕业生档案（如需改派当事学生务必及时告知学生档案管理办公室室），用人单位也可凭介绍信以及相关学生就业协议书，经档案管理人员与学生本人确认后可提取相关毕业生档案。

第二十四条   毕业学生档案转递执行如下规定：

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照当年的就业通知书地址转递。

2.专升本学生凭录取通知书复印件调档（须在录取通知书复印件下方空白处写明在学院学习期间专业、学号、联系方式和寄往院校所在城市详细地址），其档案由学院直接转递至录取院校；或由学生凭本人录取通知书在开学前一周工作日内到学生档案管理办公室领取。

3.因退学、开除学籍、出国留学或死亡的学生档案退回其家庭所在地。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学校至其毕业，保管期满按规定寄发。

4.因故未能就业或未落实就业单位的应届毕业生在自由择业期内书面申请档案存放手续的，档案可在学院免费存放两年（从本届毕业生毕业日期起计算），在择业期内就业的，学院根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门；对超过自由择业期仍没有落实就业单位的，或未书面申请档案存放手续的，由学院将其档案转递至其生源地县（市）人事部门人才交流中心。

5.未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，如档案前期已转递到学院，学院将退回其档案至生源地招生管理部门。

第二十二五条   毕业生档案在转递前，档案管理人员要再次逐一审查材料，须保证完整齐全，并认真核实档案转递地址，避免错寄或遗失，办理转递手续时须认真登记。

第二十六条   对转入学院的新生档案，经学院学生档案管理人员核对无误后将回执签名盖章后及时寄往发档单位；转出学生档案时，要认真填写《档案转递单》和《机要交接单》，过程需无缝对接。学生档案手续转递完成后学院学生档案管理人员需及时建立电子登记册，并发至各系部档案管理人员，便于毕业学生查询档案去向。

第六章 监督管理

第二十七条   学院和各系部学生档案管理员要对建档、归档、转递档案工作高度重视，归档材料及时收集、整理、清点，及时沟通和协调，及时解决档案管理中存在的问题。

第二十八条   各级档案管理人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案管理工作。

第二十九条   对违反规定，涂改、伪造学生档案材料的要追究责任，严肃查处。

第三十条    档案管理人员要积极适应时代变化，学习档案管理知识，提升毕业生档案管理现代化服务意识，努力运用现代化管理手段积极为学院毕业生就业工作服务。

第七章 附 则

第三十一条   本规定自公布之日起施行。

第三十二条   本规定由学生处负责解释。